Mit einer direkten Kundenansprache bleibst du immer nah am Kunden. Die Möglichkeiten Adressen zu akquirieren haben wir bereits im ersten Teil der Serie erörtert: Postadressen für Direktmailing-Kampagnen. Beim Einsatz dieser Adressen gibt es ein paar gesetzliche Vorgaben zu beachten, die es zu berücksichtigen gibt.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass dies keine Rechtsberatung darstellen soll und empfehlen eine Beratung seitens Ihres Fachanwalts!

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt unter anderem den Umgang mit Adressen, um Datenmissbrauch zu verhindern. Eine gute Sache also. Was viele Unternehmer nicht wissen: Das BDSG hat auch Auswirkungen auf die Inhalte eines Mailings.

Wusstest du,…

• unter du unter Umständen keine Einwilligung deines Kunden benötigst, um ihm einen Werbebrief zu senden (entgegen dem E-Mail-Marketing)?
• dass dein Privatkunde das Recht hat, deiner Werbung auf dem Postweg zu widersprechen?
• dass du auf dein personalisiertes Werbemittel einen Hinweis darauf aufdrucken musst?
• dass empfindliche Geldstrafen drohen, wenn du einen Kunden dennoch anschreibst?
• auf der Außenseite deiner Werbesendung der Absender erkennbar sein muss?
• auf dem Werbemedium angeben sein muss, woher die Adresse des Angeschriebenen stammt, wenn die Adresse gekauft oder gemietet wurde?
• dass du deinem Kunden auf Anfrage kostenlos in Textform Auskunft über die von ihm gespeicherten Daten geben musst?
• die Übermittlung von Adressen an den Dienstleister in einem gesicherten Verfahren erfolgen muss?

Ein Empfänger kann ohne seine Zustimmung angeschrieben werden. Das regelt das Listenprivileg, welches im BDSG eingebunden wurde. Dort ist festgelegt, unter welchen Umständen Kunden angeschrieben und welche Daten von Personen gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Allerdings hat der Kunde ein Recht darauf, deiner Werbung zu widersprechen.

Im E-Mail-Marketing muss der Kunde seine Zustimmung erteilt haben, um E-Mails und Newsletter empfangen zu können. Bei der Werbung mit Briefen, Postkarten, Selfmailern etc. sieht es etwas anders aus. Du benötigst zwar keine Zustimmung deines Kunden, um ihm ein Mailing zu schicken, aber er hat das Recht, deiner Postsendung zu widersprechen. Sollte dein Kunde diesem Recht nachgekommen sein, versehe deine Kundenadressen auch entsprechend mit einem Sperrvermerk. Denn schreibst du diesen Kunden noch einmal an, droht eine empfindliche Geldstrafe. Beantragt er eine Löschung seiner Daten, musst du dem nachkommen.

Der Kunde muss ohne unzumutbare Belastung dem Mailing widersprechen können. Zum Beispiel kann der Widerspruch wie folgt formuliert werden:
„Wenn Sie keine weiteren Werbeschreiben der „Musterfirma GmbH“ wünschen, können Sie von Ihrem Widerspruchsrecht (§ 28 Abs. 4 Satz 1 BDSG) Gebrauch machen. Richten Sie Ihren Widerspruch an die Musterfirma GmbH, Musterallee 123, 98765 Musterstadt, Fax: 0123/456789.“

Auf der Außenseite der Werbesendung (das regelt allerdings das UWG, Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) muss erkennbar sein, wer der Absender ist. Dadurch soll verhindert werden, dass Kunden unzumutbar belästigt werden. Wenn die angeschriebenen Adressen von Dritten gemietet oder gekauft wurden, muss der Empfänger entsprechend auf der Sendung informiert werden, woher die Adresse stammt. Am einfachsten gibst du an, woher du die Daten bezogen hast, z. B.: „Ihre Daten stammen von der Musterfirma GmbH, Musterallee 123, 98765 Musterstadt.“

Verlangt ein Kunde Auskunft darüber, woher du seine Daten hast oder welche Daten du über ihn speicherst, musst du ihm diese Auskunft kostenlos in schriftlicher Form erteilen. Wenn der Kunde es wünscht oder keine Aufbewahrungspflicht besteht und der Zweck der Daten erfüllt ist, müssen diese gelöscht werden. Sollte es rechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten geben, sperre die Daten und mache dies kenntlich, damit sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Der Kunde hat auch ein Recht darauf, dass seine Daten korrigiert werden, wenn diese inkorrekt sind.

Du schicken deine Daten an einen Dienstleister? Dann bitte in einem verschlüsselten Verfahren: per Datenübertragung via verschlüsselter E-Mail, SFTP oder bestenfalls FTPS. Wenn die Übermittlung per sicherem FTP-Verfahren schwierig sein sollte, verpacke die Datei als ZIP mit Passwort oder versehe Sie die Excel-Datei mit einem Passwort und lasse dieses telefonisch erfragen.

Wenn du deine Adressen in unserem Onlineshop hochlädst, bist du auf der sicheren Seite: Die Verbindung zwischen deinem Rechner und unserer Seite ist professionell verschlüsselt über eine SSL-Verschlüsselung. Nach dem Upload werden deine Daten codiert auf unserem File-Server abgelegt und spätestens nach drei Monaten wieder gelöscht.

Autor: Francisco Knorr
francisco.knorr@dion.de